50 Jahre E-Mails – ein Grund, sich einmal Gedanken über deren Nutzung im Geschäftsverkehr zu machen. Wer kennt das nicht: Kettenmails, ewig lange Texte, keine adäquate Nennung des Themas im Betreff, keine persönliche Ansprache, keine Signatur, Verweise auf den E-Mail-Verlauf. Die Liste ließe sich sicherlich noch lange fortführen.
Durch die Arbeitsverdichtung, die der E-Mailverkehr mit sich bringt, hat die Aufmerksamkeit für einzelne E-Mails ebenso gelitten wie durch die Nutzung von Messenger-Diensten.
Hier findet eine ganz andere Kommunikation statt, die sich schrittweise immer mehr in den E-Mailverkehr integriert hat.
Sehr oft muss man sich die Frage stellen, ob die jeweilige E-Mail wirklich erforderlich war und welchen Nutzwert sie für die eigene Person oder andere hatte. Daher sollte man sehr kritisch beim Versand eigener E-Mails sein.
Aber auch der E-Mail-Abruf und die Beantwortung über Tablet oder Mobiltelefon führen zu einem anderen Nutzungsverhalten als beim Arbeiten am PC.
Deshalb ist die Nutzung der Hardware für den Zeitpunkt der E-Mail-Beantwortung ebenfalls wichtig. Teilweise werden nicht einmal mehr vollständige Sätze geschrieben.
Umso entscheidender ist es im Geschäftsverkehr, sich genau zu überlegen, wofür man den Kommunikationskanal E-Mail einsetzen möchte.
Eine mehr oder weniger unstrukturierte Nutzung birgt das Risiko, dass wichtige Informationen eventuell unbeachtet bleiben oder sogar verloren gehen.
Folgende acht Punkte sollten Sie unbedingt beachten:
1. Überlegen Sie sich gut, ob eine E-Mail für Sie das richtige Kommunikationsmittel ist. Kurze Infos oder Terminbestätigungen lassen sich auch gut über Telefon, SMS oder Chat übermitteln.
Denken Sie auch daran, dass Sie nicht wissen können, wann eine Mail gelesen und beantwortet wird. Ist es dringend, kann ein Anruf deutlich schneller zum Ziel führen, zudem wird das E-Mail-Postfach nicht überflutet.
2. Wichtig ist es auch, genau auf den Verteiler zu schauen: Wen muss ich anschreiben, wer benötigt diese E-Mail nicht unbedingt? Auch das entlastet die Postfächer.
3. Beschreiben Sie im Betreff kurz und prägnant den Inhalt der Mail. Das ist nicht nur erheblich für die Ablage, sondern hilft auch, möglichst schnell die Relevanz der E-Mail für die eigenen
Belange zu erfassen.
4. Achten Sie auf korrekte Ansprache und Schreibweise der Personen, die Sie adressieren. Das zeigt nicht nur den Respekt gegenüber den Kunden, sondern kann auch die Sicherheit erhöhen und verhindern, dass die Mail im Spam-Ordner landet. Ebenso hilft es, die Sprache zu spiegeln, um Sympathie und Verständnis aufzubauen – zum Beispiel bei der Begrüßungs- und Abschiedsformel.
5. Gibt es eine direkte Information oder Aufforderung für eine Person, sollte diese auch direkt im Feld „An“ mit der E-Mail-Adresse genannt sein und im Text direkt angesprochen werden. Nachrichten im „Cc“ entziehen sich gerne einmal der Aufmerksamkeit.
6. Strukturieren Sie Ihre Mail, sodass sie für die Rezipienten gut zu erfassen ist. Bullet-Points können hier sehr hilfreich sein, aber auch kleine Überschriften und FETT markierte Abschnitte. Versuchen Sie nicht, zu viele Informationen oder Fragen in einer E-Mail unterzubringen.
Sonst kann es Ihnen passieren, dass nur die ersten beantwortet werden und der Rest untergeht. Mehr als drei Punkte sollten es nicht sein. Auch ein Verweis auf eine Mail aus dem bisherigen Verlauf ist nicht unbedingt sinnvoll.
Fassen Sie die Information stattdessen nochmal kurz zusammen. Machen Sie es den Rezipienten so einfach wie möglich, alle Informationen auf einen Blick zu erfassen. Teilen Sie die Nachricht beispielsweise in Absätze auf.
Damit erhöhen Sie die Wahrscheinlichkeit, die Antwort zu erhalten, die Sie sich erhofft hatten.
7. Achten Sie auf eine korrekte Signatur, damit man Sie auch anderweitig kontaktieren kann und weiß, wie Sie im Unternehmen positioniert sind. Auch ein schneller Griff zum Telefon wird dadurch erleichtert.
Das kann entscheidend für die Verifikation einer E-Mail sein.
8. Trauen Sie sich, Kettenmails zu beenden. Schnell wird der „Allen Antworten“-Button genutzt, um mit den gleichen Kollegen auch mal ein anderes Thema zu klären.
So entstehen jedoch Kettenmails, die gleich mehrere Themen behandeln und einen Überblick erschweren. Eine neue Mail mit passendem Betreff hilft hier ungemein.
Natürlich sind diese Punkte kein Allheilmittel und auch keine Garantie für eine perfekte E-Mail-Kommunikation.
Sie können Ihnen aber helfen, sich wieder auf bestimmte Aspekte zu besinnen, um die Kommunikation im Geschäftsverkehr effektiver und auch in vielen Fällen wertschätzender zu gestalten.
Gerne sind wir Ihnen bei der Verbesserung Ihrer Kommunikation im Geschäftsverkehr behilflich und zeigen Ihnen unterschiedliche Kommunikationswege auf.
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