Die Zukunft der Pressekonferenzen – digital, hybrid oder doch lieber persönlich?

Die Diskussion, wie Pressekonferenzen stattfinden sollen, geht munter weiter. Während direkt nach Corona viele das Ende von Präsenzveranstaltungen prognostizierten, werden inzwischen einige Stimmen wieder lauter, die den persönlichen Kontakt favorisieren.

Pressekonferenzen, die ausschließlich in Unternehmen oder angemieteten Räumlichkeiten stattfinden, sind seit der Corona-Pandemie unbeliebter als virtuelle. Oft liegt es daran, dass der Vorteil des persönlichen Netzwerkens, bei Nachteilen wie schlechte Erreichbarkeit oder eine längere Anfahrt in den Hintergrund rückt. Gerade bei zunehmendem Zeit- und Termindruck sehen viele Journalist:innen von Präsenzterminen ab. Laut einer Studie von vibro besucht nur knapp ein Drittel der befragten Medienschaffenden gerne Präsenzveranstaltungen.

Digitale Konferenzen hingegen bieten Journalist:innen maximale Flexibilität: Kurzfristige Teilnahme. Bis zur letzten Sekunde weiterarbeiten. Wichtige Anrufe entgegennehmen, während die Veranstaltung auf dem Bildschirm weiterläuft – alles kein Problem. Auch auf Unternehmensseite sind die virtuellen Events beliebt. Als Gründe werden oft Kosteneinsparungen, höhere Reichweite sowie Nachhaltigkeit angeführt.

Der Mittelweg ist hybrid

Letztlich liegt die Lösung auf der Hand – hybrid lautet die Devise. Und nicht ohne Grund ist der Zuspruch für dieses Format hoch; denn im Spannungsfeld zwischen Effizienzbedarf auf der einen und dem Wunsch nach persönlichem Austausch auf der anderen Seite kombiniert die hybride Pressekonferenz das Beste aus beiden Welten.

Hybrid – aber richtig

Hybride Pressekonferenzen sind jedoch kein Selbstläufer. Eine unzureichende Vorbereitung kann nicht nur zu zumeist technischen Pannen führen, sondern auch die Qualität der Interaktionen beeinträchtigen und damit das Potenzial der Veranstaltung minimieren. Daher gilt es folgende Punkte zu beachten.

1. Raum für Fragen schaffen

Partizipation ist nur dann möglich, wenn alle Teilnehmenden Fragen stellen können – das heißt, sowohl offline als auch online. Tools wie Mikrofone vor Ort, Chat- oder Sprech-Funktion für die Gäste im virtuellen Raum etc. sind somit unverzichtbar.

Auch im Nachgang sollten alle Teilnehmenden die Möglichkeit haben, Interviews mit Unternehmensvertreter:innen zu führen.

2. Technische Infrastruktur

Das A und O einer hybriden Konferenz ist die technische Infrastruktur. Nicht nur sollten sämtliche Mikrofone funktionieren, sondern auch die Kameras sowie die Schnittstellen zur Wortmeldung. Ein stabiles und schnelles WLAN ist ebenfalls wichtig, um Journalist:innen das Arbeiten zu erleichtern.

3. Aufbau der Pressekonferenz

Mit dem Spagat zwischen der realen und der virtuellen Welt geht auch eine Änderung des Ablaufplans einher. Statt die große Ankündigung ans Ende zu schieben, sollten die wichtigsten Informationen direkt zu Beginn der Veranstaltung kommuniziert werden. Zwar verlassen nur wenige Journalist:innen eine Präsenzveranstaltung mittedrin, aber für das Online-Publikum gilt diese Garantie nicht.

4. Klare Kommunikation im Voraus

Wie lange dauert die Konferenz? Welche Tools kommen zum Einsatz? Wo findet die Konferenz statt? Gibt es die Möglichkeit, später einen Interviewslot zu reservieren? All diese Fragen sollten möglichst bereits mit der Einladung beantwortet werden. Je detaillierter die Informationen, desto besser können Journalist:innen entscheiden, ob und vor allem wie sie teilnehmen wollen.

5. Faktor Mensch

Für den Erfolg sind jedoch nicht nur klare Kommunikation und die entsprechende Technik vonnöten, auch das passende Personal vor und hinter den Kulissen spielt eine entscheidende Rolle. Neben Expert:innen für Tontechnik, Beleuchtung und Kamera kann eine gute (oder schlechte) Moderation das Ergebnis des Events in die eine oder andere Richtung beeinflussen. Daher gilt: Wer sich für eine interne Besetzung der Moderatorenrolle entscheidet, sollte sicherstellen, dass die betreffende Person, entweder bereits über entsprechendes Know-how verfügt oder im Vorfeld ein Kameratraining absolviert.

Viele Unternehmen beauftragen zudem eigene Fotograf:innen, deren Bilder allen Teilnehmenden im Anschluss zur Verfügung stehen – ein Service, der von den Redaktionen gerne angenommen wird.

Ausblick

Die Herausforderung für die Zukunft besteht darin, flexible Ansätze zu entwickeln, die den volatilen Anforderungen und Präferenzen aller Beteiligten gerecht werden. Die rasanten Technologiefortschritte machen es unumgänglich, dass Unternehmen ihre Kommunikationswege immer wieder neu justieren müssen. Wer weiß – vielleicht sitzen wir in ein paar Jahren als Avatare im Metaverse zusammen. Es bleibt abzuwarten, welche Optionen sich zukünftig bieten. Eines aber ist sicher: Flexibilität ist und bleibt ein entscheidender Punkt.