Kurzfristige Vakanzen mit Agenturmitarbeitern besetzen

Wenn in einem Unternehmen ein/e Mitarbeiter/in kurzfristig oder auch für eine Weile ausfällt, lohnt es sich manchmal nicht nachzubesetzen. Stattdessen braucht es dann eine professionelle Überbrückung, die Themen und Prozesse weiter tragen kann. In Kommunikationsabteilungen kann das gut ein/e Experte/in aus der PR-Agentur übernehmen.

Autorin Ewa Krzeszowiak 

Wenn Mitarbeiter aufgrund von Elternzeit länger im Tagesgeschäft fehlen oder Vakanzen überbrückt werden müssen, werden Kommunikationschefs in Unternehmen oftmals vor organisatorische und planerische Herausforderungen gestellt.

Wie und wo soll jetzt schnell ein Ersatz hergenommen werden? Auch hier hilft…die Agentur – manchmal sogar ganz persönlich, etwa wenn es um Unterstützung in der Kommunikationsabteilung geht. Damit haben die Kommunikationschefs eine echte Alternative zu internen Umstrukturierungsmaßnahmen. Die Beschaffung eines geeigneten befristeten Ersatzes ist aber oft nicht so einfach und erfordert eine gewisse Vorlaufzeit.

Wen soll man ansprechen? Wie passt er oder sie ins Unternehmen?

Fragen, die zeigen: Es ist nicht einfach, passende Kandidaten zu finden. Ist die Agentur mit im Boot, schrumpft das Problem allerdings entscheidend.

An Bord ist zumeist ganz schön viel zu tun – mit anspruchsvollen Aufgaben in den unterschiedlichsten Bereichen. Ob verlängerte Werkbank oder strategische Beratung, ob einzelne, selektierte Tätigkeiten oder Gesamtpaket: Die Leistungen guter Kommunikationsagenturen sind ebenso vielfältig wie zuverlässig.

Entsprechend richten sich immer häufiger Anfragen dieser Art an Agenturen – nicht nur durch Bestandskunden, sondern auch von dritten Unternehmen, bei denen übergangsweise eine Vakanz besetzt werden muss und die sich auf diese Weise einen Eindruck von der Arbeitsweise der Agentur und deren Mitarbeiter verschaffen können.

So werden Elternzeit- und Vakanzvertretungen zu einem echten Faktor bei der Neukundengewinnung.

Es braucht Mitarbeiter/innen, die sich auskennen

Allerdings bedarf es hier Know-how und gezielter Vorbereitung, um Kunden eine möglichst reibungslos funktionierende Interimslösung bieten zu können. Der Faktor Erfahrung darf dabei nicht unterschätzt werden, denn nicht bei allen Kommunikationsagenturen zählt die Vertreterrolle zum Standardrepertoire.

Hierbei gibt es vor allem in der Onboarding-Phase einiges zu beachten. Eine umfassende Einweisung umschließt zum Beispiel eine klare Aufgabenzuteilung. Gemeinsam muss verbindlich festgelegt werden, wo welche Zuständigkeiten beginnen, um internen Missverständnissen vorzubeugen. Ebenfalls sehr wichtig ist eine gründliche und detaillierte Übergabe – am besten persönlich, bevor die eigentliche Vertretungszeit beginnt. Alle Informationen müssen zugänglich gemacht, alle Projekte klar umrissen werden – und augenscheinliche unwichtige Details wie die Information, wer wann an welchen Meetings teilnimmt, kann im späteren Verlauf über Wohl und Wehe entscheiden.

Der nächste kritische Punkt sind die Arbeitsabläufe inklusive bestehender, verbindlicher Freigabeprozesse. Hier muss unbedingt Klarheit herrschen. Nicht zuletzt müssen alle Beteiligten auch ein dezidiertes Stakeholder-Mapping mitdenken, das über die täglichen Ansprechpartner hinausgeht: So ist es sinnvoll, den übernehmenden Agenturmitarbeitern die wichtigsten Anlaufstellen im und außerhalb des Unternehmens vorzustellen. Andernfalls droht im „Ernstfall“ ein Wirrwarr, in dem relevante Informationen an potenziell wichtigen Ansprechpartnern vorbeigehen.

Und zu guter Letzt kommt im besten Fall noch der informelle Teil. Hier erfährt die Vertretung das, was in keiner Satzung steht und nirgendwo kodifiziert ist: die ungeschriebenen Gesetze und gelebten Rituale, die das Innenleben der Abteilung oder sogar des ganzen Unternehmens kennzeichnen. Wer sie kennt, wird sich deutlich leichter einfügen können und ein gewinnbringender Teil des Kommunikationsteams werden.

Was aber bringt eine solche Lösung konkret im Vergleich zu einer Vertretung, die an anderer Stelle rekrutiert wurde? Wo liegt der Mehrwert?

Interimslösung mit strategischem Potenzial

Besteht bereits ein Arbeitsverhältnis zwischen Agentur und Unternehmen, kann beispielsweise ein großer Teil des Onboardings entfallen, da man sich im Wesentlichen eben nicht fremd ist und die Agentur sofort einsatzbereit ist.

Themen und interne Strukturen sind bereits bekannt, und es geht – stark vereinfacht gesprochen – eher um eine Erweiterung des Aufgabenfelds sowie zusätzliche Verantwortung – und letztlich auch um beiderseitige neue Insights sowie neue Kontakte. Bei einem solchen Verhältnis lernen sich Kunde und Agentur sehr gut kennen, was insbesondere bei einer langfristigen Partnerschaft klare Vorteile schafft.

Wird das Unternehmen erst durch die Vertretung zum Kunden der Agentur, gilt das Argument mit den Insights und Kontakten erst recht.

Darüber hinaus aber profitiert der Kunde von Agenturerfahrungen und -Know-how, beispielsweise bei der kurzfristigen Einbindung in Projekte. Außerdem kann er die Gelegenheit nutzen, um sich seine Strukturen und Arbeitsprozesse aus professioneller externer Sicht spiegeln zu lassen.

Eines ist in jedem Fall klar: Wenn nicht nur die Vertretung in Form einer Person, sondern das ganze Agenturteam im Spiel ist, profitieren Kunden von der Tatsache, dass dieses flexibel eingesetzt werden und auf sich ändernde Umstände reagieren kann. Bei Bedarf stehen zusätzliche Spezialisten sofort bereit – etwa, wenn es um Krisenkommunikation, Change-Prozesse oder kreative Ideenentwicklung geht.

Bei bestehender Partnerschaft zwischen Agentur und Unternehmen bietet diese Konstellation zudem die Gelegenheit, die Zusammenarbeit zu stärken und einen strategischen Mehrwert aus der Partnerschaft zu ziehen.

 

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